Johanna Köhler
25.7.2023
Der Wissenstransfer in Unternehmen ist eines der Themen, das aktueller denn je ist. Für Organisationen ist es entscheidend, ihr Wissen zu bewahren und ebenso innerhalb dieser weiterzugeben. Warum gilt Wissenstransfer als so wichtig? Und kann dieser mit dem herausfordernden Fachkräftemangel trotzdem erfolgreich gestaltet werden? Antwort auf diese Fragen stellen wir in unserem Beitrag vor und identifizieren Lösungen für alle Beteiligten.
Wenn wir Wissen und Erfahrungen von uns oder unserer Abteilung auf Kolleg:innen oder auch weitere Abteilungen übertragen, dann lässt sich das unter dem Begriff Wissenstransfer beschreiben. Das kann durch Schulungen, Mentoring oder einfach durch Gespräche geschehen. Wenn ein Unternehmen in der Lage ist, sein Wissen auf diese Weise zu teilen, so ist es auch in der Lage, auf Veränderungen im unternehmerischen Kontext schneller und effektiver zu reagieren.
Dabei wird in Zukunft der Stellenwert von Wissenstransfer noch weiter steigen: Die Arbeitswelt wird immer komplexer und Unternehmen müssen in der Lage sein, sich schnell dem Wettbewerb anzupassen. Der Einsatz von neuen Technologien und Arbeitsmethoden, um wettbewerbsfähig zu bleiben, erfordert auch beständige Schulungen und Weiterbildungen, die die Teams jederzeit mit dem notwendigen Know-How ausstatten. Gleichzeitig sehen sich die Unternehmen vor den Herausforderungen, dass eine ältere Generation von Mitarbeitenden in den Ruhestand geht und ihr Wissen mitnimmt. So entsteht die Notwendigkeit, sicherzustellen, dass dieses Wissen nicht für die Organisation verloren geht.
Mit einer optimalen Wissensverwaltung ist es für Unternehmungen auch eines der Ziele, an ihrer Effizienzsteigerung und Stärkung der Innovationskraft zu arbeiten. Dabei spielen technische und technologische Maßnahmen eine immer größere Rolle und bieten als solche u.a. auch Assistenzfunktionen bei den Anwendungen zwischen den Mitarbeitenden zur Wissensvermittlung und -weitergabe.
1. Dokumentieren von Wissen: Mit der Einrichtung eines eindeutigen Systems zur Dokumentation von Informationen können Unternehmen Wissensdatenbanken oder auch ein Intranet aufbauen. Auf diese Weise können Mitarbeitende auf jegliche gesammelten und dokumentierten Informationen flexibel zugreifen.
2. Mentorenprogramme: In der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden, die das Unternehmen bereits über eine maßgebliche Zeit begleiten und Teammitgliedern, die ihr Team neu ergänzen, lassen sich wichtige Erfahrungen aus erster Hand vermitteln. Mitarbeitende übernehmen so die Rolle eines Coaches und geben wichtige Lehrinhalte in der Praxis weiter. Ein interessanter Aspekt: Es lohnt sich, die Blickwinkel hier regelmäßig zu verändern und so bspw. dem Alter der Mentor:innen weniger Stellenwert beizumessen als viel mehr dem Wissensschatz, den sie vermitteln können.
3. Jobrotation: Bei der Umsetzung von Jobrotation wird angestrebt, dass Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen in ihrem Unternehmen regelmäßig rotieren. So kann sowohl das fachspezifische Wissen der Abteilung wie auch im Speziellen der jeweiligen Position erlernt und ausgebaut werden, und das Unternehmen als solches selbst wird in seinen verschiedenen Funktionen intensiver durch die Mitarbeitenden kennengelernt.
4. Interne und externe Schulungen: Durch ein stets aktuelles Angebot für Fortbildung und Schulungen kann ein beständiger Prozess integriert werden, um die Mitarbeitenden optimal weiterzubilden. Neben dem Prüfen der Aktualität der Schulungen (Inhalte, Formate wie auch Unternehmensfit) spielt auch die offene Kommunikation des Angebots an die Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle und birgt eine exzellente Möglichkeit, neue Benefits für das Team bereitzustellen. Neben der Fachkräfteschulung werden so auch Potentiale der Mitarbeiterbindung im Unternehmen genutzt.
5. Wissensmanagement durch Erfahrungsaustausch: Auch die Einführung von simpleren Maßnahmen wie regelmäßige Meetings zu Projekterfahrungen oder ein "Best Practice Sharing" fördern den direkten Wissensaustausch und internen Lerneffekt im Unternehmen. Um hiervon langfristig für alle Mitarbeitenden einen Nutzen zu gestalten, ist es sinnvoll auch eine Dokumentation des Austauschs zu pflegen. Darüber hinaus bietet sich hier der Raum für Mitarbeitende sich in Communities of Practice zu organisieren, in denen sie ihre Erfahrungen austauschen und sich dabei intern vernetzen.
Sicher sind die digitalen Tools seit der Pandemie in den Unternehmen mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Neben der Unterstützung, die sie im Hinblick auf die digitale Transformation bieten, sollte auch ihr Nutzen im Hinblick auf die Zusammenarbeit im Team und den geförderten Wissensaustausch berücksichtigt werden. Die Tools reichen dabei von Kommunikationskanälen (z.B. Slack), über Sharepoints für Unternehmensdaten (z.B. Google Cloudservices) bis hin zu integrierten Workflows (Jira Projektmanagement), die das kollaborative Arbeiten in Projekten unterstützen.
Diese Programme bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihr Wissen systematisch zu organisieren, zu speichern, abzurufen und zu teilen. Eine solide Wissensmanagement-Software kann für ein Unternehmen die Grundlage für eine effektive Wissenskultur bilden.
Mit der Automatisierung von wiederholenden Prozessen und Abläufen kann Mitarbeitenden ermöglicht werden, ihre Kapazitäten verstärkt in strategischen und kreativen Aufgaben der Organisation einzusetzen. Durch diesen Shift wird es möglich, eine langfristige Skalierung und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens voranzutreiben. In einer Vielzahl von Anwendungen werden Abläufe auch automatisiert, um die Effizienz in dedizierten Bereichen zu steigern sowie parallel Wissen zu formalisieren. In diesem Zusammenhang ist auch wieder das Dokumentieren von Prozessen und Abläufen in einem klaren System zu erwähnen, da so notwendige Informationen für Anwender:innen schnell und unproblematisch zugänglich gemacht werden. Hier helfen KI-Algorithmen, die richtigen Daten zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu liefern.
Wissensgraphen ermöglichen es Unternehmen, das vorhandene Wissen in einer hierarchischen, strukturierten Form zu organisieren und zu visualisieren. Es werden dabei Konzepte und deren Beziehungen zueinander abgebildet. Ein Wissensgraph besteht dabei aus Knoten, die Konzepte darstellen, und Kanten, welche die Beziehungen zwischen den Konzepten repräsentieren. Diese Struktur ermöglicht weiterführende Analysen und damit den Einblick in komplexe Zusammenhänge. Gerade im Bereich der KI sind Wissensgraphen von besonderer Bedeutung: Die Strukturierung und Hierarchien in den Informationen erleichtern den KI-Modellen die Identifizierung von Mustern und Zusammenhängen in den Datensätzen. Diese sind wiederum für das Training der KI-Modelle unabdingbar. Darüber hinaus bieten Wissensgraphen eine hohe Flexibilität: Daten können auf vielfältigste Art analysiert und entsprechend direkt nach individuellem Anspruch weiterverarbeitet werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Auswahl der jeweiligen Methode für die jeweiligen Use Cases immer abhängig von den Zielen des Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ist. Dabei stellt sich ein erfolgreicher Wissenstransfer als ein durchaus komplexes Thema dar, welches sicherlich nicht mit dem Integrieren einer einzelnen Methode vom Tisch ist. Die Auswahl guter Technologien wie auch das Fördern und Begleiten von Mitarbeitenden sind wichtige Faktoren bei der erfolgreichen Umsetzung des Wissensmanagements. Mit einem gut durchdachten Wissensmanagement können Mitarbeitende zu Expert:innen werden und stärken so die gesamte Organisation langfristig. Gemeinsam kann auf diesem Weg der Fachkräftemangel in Angriff genommen und das Potenzial aller Mitarbeitenden voll ausgeschöpft werden.
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