Einstellungsprozesse effizienter gestalten

Künstliche Intelligenz (KI) gilt als der richtungsweisende Technologie-Trend unseres Jahrhunderts. Gleichzeitig gewinnen ebenso Lösungen, um Prozesse zu automatisieren zunehmend an Popularität. Auch im Bewerbungsprozess findet beides immer häufiger Einsatz, um die Verwaltung und Auswertung von Bewerbungen zu erleichtern. Mit Hilfe von KI in Recruiting- und Personalprozessen können Unternehmen Zeit sparen und effiziente Entscheidungsprozesse verfolgen. Doch wie funktioniert das genau? In diesem Beitrag werden wir uns genauer damit beschäftigen, wie KI den Bewerbungsprozess revolutioniert und welche Vorteile dies sowohl für Arbeitgeber:innen und Recruiter als auch Bewerbende mit sich bringt.

Herausforderungen im Bewerbungsprozess für Unternehmen

Organisationen sehen sich vor zahlreichen Herausforderungen, wenn es um das Thema Recruiting geht, so u.a.:

• Ein stark umkämpfter Arbeitsmarkt,
• kombiniert mit den Auswirkungen des demographischen Wandels sowie
• viele administrative Aufgaben und Prozesse im Unternehmen selbst.

Die Bewältigung dieser Aufgaben erfordert oft viel Geduld, Zeit und Engagement von den Personalverantwortlichen, sowohl im Hinblick auf die Kandidatensuche, die Administration als auch in der Kommunikation über den gesamten Recruitingprozess hinweg:

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• Von der Ausschreibung auf den verschiedenen Plattformen, wie z.B. das Jobportal der Website, Social Media Kanäle oder auch mehrere Online-Stellenportale,
• die fortführende Pflege der ausgeschriebenen Vakanzen,
• Verwaltung der eingehenden Bewerbungsunterlagen, welche je nach Unternehmensgröße überwältigend viel sein können,
• die transparente Kommunikation zum Status der Bewerbung,
• Koordination einer fundierten Bewerberauswahl im Einklang mit den Entscheider:innen,
• bis hin zur Organisation und Administration von neuen Teammitgliedern als einen der letzten Bausteine im Recruitingprozess.

Hier gibt es nun bereits Möglichkeiten, frühzeitig in den aufgezählten Prozessschritten mit Automatisierungen im Recruiting für Entlastung zu sorgen, wodurch Recruitern mehr Zeit für die individuelleren Schritte in der Suche nach geeigneten Kandidat:innen zur Verfügung steht.

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Welche (Teil-)Aufgaben eignen sich im Recruiting zur Automatisierung

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Automatisierte Ausschreibung und Speicherung

Mit der Nutzung von speziellen Plattformen und Software ist es möglich, den manuellen Aufwand in der Pflege und Schaltung der offenen Stellen auf jedem einzelnen Kanal zusammenzufassen. Somit können Stellenausschreibungen automatisch auf den ausgewählten verschiedenen Plattformen veröffentlicht werden. Dies eröffnet ebenso eine größere Anzahl von potenziellen Kandidat:innen zu erreichen.

In der anschließenden automatisierten Erfassung der Bewerbungen und der zentralen Ablage in einer Datenbank zeigt sich ein noch wesentlich
größeres Potential, um die manuellen Bearbeitungsprozesse zu kürzen. Diese organisatorische Erleichterung gibt den Mitarbeitenden mehr Zeit, sich auf die wichtigen Teilaufgaben in der anschließenden Evaluierung zu konzentrieren. 

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Automatisierte Kommunikationslösungen

Eine zuverlässige und schnelle Kommunikation mit den Bewerbenden ist heutzutage für beide Parteien ein essentieller Bestandteil. Mittels standardisierter E-Mail Benachrichtigungen oder dem Einsatz von Chatbots wird es zunehmend leichter den Bewerbenden den Stand im Recruitingprozess mitzuteilen oder häufig gestellte Fragen zu beantworten. Dadurch wird der Kommunikationsprozess beschleunigt und gleichzeitig mehr Transparenz geschaffen. Die Personen im Bewerbungsprozess fühlen sich bereits mit einer gut organisierten und professionellen Kommunikation bestens aufgehoben. Für beide Seiten wird so ein effizienter Austausch gestaltet. 

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Automatisierte Prüfung von Anforderungen und Qualifikationen

Durch den Einsatz von KI-gestützten Tools können Bewerbungen automatisch auf relevante Kriterien geprüft und mit den Anforderungen der Stellenbeschreibung abgeglichen werden. Unternehmen können automatisiert nach bestimmten Kriterien suchen und so schnell eine Vorauswahl an Kandidat:innen treffen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es auch, potenziell qualifizierte Bewerber:innen zu identifizieren, die auf herkömmliche Weise vielleicht übersehen worden wären. Gleichzeitig wird der Zeitaufwand für das manuelle Durchsichten zahlreicher Bewerbungen erheblich reduziert. Mögliche Vorurteile und Diskriminierung werden so ebenfalls minimiert, da die KI-Systeme objektiv und unvoreingenommen arbeiten. Die digitale Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen wird hier über Dokumentenextraktion unterstützt. Mithilfe von intelligenten Algorithmen können die Profile von Bewerber:innen automatisch mit den Anforderungen der Stellen abgeglichen werden. Dadurch werden potenzielle Kandidat:innen schneller identifiziert. Erste Empfehlungen im Hinblick auf ein Match zu den gewünschten Qualifikationen und Erfahrungen zur Stelle können angegeben werden, womit die finale Sichtung durch die Recruiter erleichtert und der Auswahlprozess beschleunigt wird.

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Automatisierte Organisation und Dokumentenpflege 

Des Weiteren ermöglicht die KI-gesteuerte Automatisierung Prozesse wie die Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche und das Erstellen von Verträgen zu vereinfachen. Unternehmen können Zeit sparen, indem repetitive Aufgaben automatisiert werden und Mitarbeitende sich auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Prozesse erhöht.

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Auf den Punkt: Die Vorteile des Einsatzes von KI und weiterer Technologie im Bewerbungsprozess

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KI-basierte Lösungen bieten die Chance, den gesamten Prozess von der Stelleneröffnung bis zur finalen Auswahl der Kandidat:innen zu unterstützen. Die Automatisierungen, ob mit Hilfe von KI oder ohne, bieten Unternehmen die Möglichkeit, den Bewerbungsprozess zu revolutionieren. Sie automatisieren Aufgaben, optimieren die Kommunikation mit Bewerber:innen und ermöglichen eine effiziente Verwaltung und Auswertung von Bewerbungen. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen die passenden Kandidat:innen schneller und mit weniger manuellem Arbeitsaufwand finden und bis zum Vertragsabschluss begleiten. Es wird deutlich, dass die Einführung von KI im Recruiting erhebliche Vorteile für Unternehmen bietet und den Weg für einen effizienten und zuverlässigen Bewerbungsprozess ebnet.

Das Recruiting als Teil des Personalmanagements gilt als einer der Unternehmensbereiche, welcher stark durch zwischenmenschliche Aufgaben geprägt ist. Die aufgezeigten technologischen Unterstützungen haben dennoch das Potential bewiesen, in ihrer assistierenden Funktion auch hier für eine zukunftsorientierte und nachhaltige Verbesserung von Prozessen im Unternehmen zu sorgen. Einschränkungen in der persönlichen und individuellen Kommunikation der Organisation sollten also als Argumente gegen den Technologieeinsatz nicht mehr zählen.