Mit elevait wurde die automatisierte Dokumentenverarbeitung im Bereich der Auftragsbearbeitung in einem bestehenden ERP-System umgesetzt.
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elevait setzt für die Julius Zorn GmbH, welche in der Domäne "Health" tätig ist, die Bearbeitung von Bestellformularen in unterschiedlichen Formen um. Dabei handelt es sich täglich um mehrere tausend Bestellungen für die Herstellung maßgefertigter Produkte, welche via Fax oder Scan per Mail zur Bearbeitung eingehen. Vor der Einführung von elevait in:docs wurden die zugehörigen Informationen manuell durch hohen personellen Aufwand in das ERP-System übertragen.
Aufgrund des massiv steigenden Auftragseingangs wurde 2018 nach digitalen Lösungen zur Automatisierung der bestehenden Geschäftsprozesse, insbesondere im Bereich des Kundenservice, gesucht. Die grundlegende Herausforderung des Auftraggebers liegt in dem erheblichen Anteil der Kundenaufträge, welche via E-Mail oder Fax übermittelt werden. Eine zusätzliche Herausforderung ist, dass die meisten Informationen nur handschriftlich vorliegen. Weiterer wichtiger Bestandteil für den Kunden war die Anbindung an das vorhandene und in Verwendung befindliche ERP-System.
Die stetig steigende Anzahl an Bestellungen brachte gleichzeitig zunehmenden manuellen Aufwand in der Bearbeitung mit sich. Darüber hinaus war eine weitere Skalierung aufgrund der zeitintensiven und fachlich komplexen Einarbeitung der Berater:innen für Medizinprodukte limitiert.
Bei den Bestellungen handelt es sich unter anderem um Kundennummern, Farbwünsche und bestimmte Maßwerte, die mit Hand- oder Maschinenschrift sowie Checkboxen ausgefüllt wurden.
Diese Informationen werden durch elevait in:docs automatisch ausgelesen, interpretiert und anschließend nach einer selbstständigen Validierung mit den zuvor bestimmten Parametern ins ERP übergeben.
Die Mitarbeitenden führen nur noch Kontrollen durch sowie vereinzelte Korrekturen. Eine manuelle Eingabe und menschliche Zuarbeit ist für den überwiegenden Teil der Vorgänge nicht mehr notwendig.
Anschließend wird die Bestellung direkt in die Produktion weitergegeben.
“Uns erreichen täglich mehrere tausend Bestellungen unterschiedlichster Formate wie Scan, Fax oder E-Mail. Die elevait suite konnte viele notwendige Prozessschritte Ende-zu-Ende automatisieren und stellt für unsere Mitarbeitenden eine enorme Unterstützung dar. Wir schätzen elevait als zuverlässigen und flexiblen Partner, insbesondere für den individuellen und kundennahen Support.”
Die Automatisierung der Dokumenten-Workflows verbessert die Effizienz im Kundenservice deutlich. Ohne personelle Erweiterungen kann deutlich mehr Bestellvolumen verarbeitet und auch ein zukünftiges Wachstum sichergestellt werden. Im Durchschnitt reduziert elevait die manuelle, repetitive Verarbeitung einzelner Arbeitsschritte um bis zu 80% mit der einhergehenden Kostenersparnis im Vergleich zu einer manuellen Bearbeitung. Dabei wird eine installierte, schlüsselfertige und Cloud-native Lösung zur Verfügung gestellt für die Arbeitsprozesse im ERP-System. Dies minimiert ebenso den Wartungs- und IT-Aufwand auf Seiten des Kunden.
Ein übergeordnetes Ziel war die Einführung eines übergreifenden Wissensmanagements. Zur Ausgangslage: Viele Mitarbeitende haben sich in ihrer Unternehmenszugehörigkeit konzentriertes Fachwissen angeeignet, welches essentiell für zahlreiche Wertschöpfungsprozesse war. Spezifische Informationen waren somit häufig nicht transparent für alle Anspruchsgruppen verfügbar und hinderten den vereinheitlichten Wissenstransfer spezifisch im Kundenservice der Maßbestellungen. Im Ergebnis der Zusammenarbeit wurde die vollständige Abbildung des Wissens in Form unterschiedlicher Wissensregeln ermöglicht: Über die elevait suite können die verantwortlichen Mitarbeitenden des ERP-Teams eigenständig spezifische Informationen abbilden und in ihrem Tätigkeitsbereich transparent nachvollziehbar machen. Die Basis hierfür bildet der Einsatz von so genannter symbolischer KI.
Die Integration von elevait in:docs zur Formularverarbeitung, sowie zur Verarbeitung weiterer Geschäftsdokumente bietet eine sehr gute Ausgangslage, um eine vollumfängliche Prozessautomatisierung modular für weitere Wertschöpfungsprozesse auszubauen.
Zur Optimierung des datenzentrierten Arbeitens mit den verfügbaren Informationen bietet sich die Integration weiterer Geschäftsbereiche an, um das volle Potential zukünftig auszuschöpfen.
Neben den bereits integrierten internationalen Mandaten ist eine Erweiterung auf Basis der Internationalisierung möglich.
Mit elevait wurde die automatisierte Dokumentenverarbeitung im Bereich der Auftragsbearbeitung in einem bestehenden ERP-System umgesetzt.
