Was bedeutet Input Management? 

‍

Input Management bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung von Eingangsinformationen in einem Unternehmen. Es beinhaltet die Umwandlung verschiedener Arten von physischen oder digitalen Dokumenten in elektronische Daten, die dann in anderen Geschäftsprozessen verwendet werden können.

Das Input Management umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, wie beispielsweise das Scannen und Erfassen von Papierdokumenten, das Extrahieren von Daten aus digitalen Dokumenten oder das Erfassen von Informationen aus E-Mails oder anderen elektronischen Quellen. Es beinhaltet auch die Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten, um eine einfache und schnelle Suche und Auffindbarkeit zu ermöglichen.

Ziel des Input Managements ist es, den Informationsfluss in einem Unternehmen effizient und präzise zu gestalten. Durch die Automatisierung von manuellen Eingabe- und Verarbeitungsprozessen können Fehler reduziert, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Produktivität gesteigert werden.

Das Input Management ist auch eng mit anderen Geschäftsprozessen verbunden, wie beispielsweise dem Dokumentenmanagement, der Workflow-Automatisierung und der Datenanalyse. Es bietet eine Grundlage für eine umfassende digitale Transformation, die es Unternehmen ermöglicht, Informationen effektiver zu nutzen und ihre operationale Effizienz zu verbessern.

‍

Herausforderungen beim Input Management 

‍

Ein effektives Input Management ist entscheidend, um den reibungslosen Betrieb von Unternehmen zu gewährleisten. Trotz aller Fortschritte und Technologien gibt es immer wieder Herausforderungen, die bewältigt werden müssen, um eine optimale Datenverarbeitung und Informationsfluss zu gewährleisten. 

Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, große Mengen an Daten in kurzer Zeit zu verarbeiten. Unterschiedliche Eingangskanäle erhalten täglich etliche Dokumente und Daten. Hierzu kommt, dass diese oftmals sehr komplex sind und aus unterschiedlichen Formaten oder Sprachen bestehen. Die Handhabung von unstrukturierten oder semi-strukturierten Daten kann eine große Hürde sein, da sie nur schwer zu analysieren und zu interpretieren sind.

Weiterhin kann das effiziente Bearbeiten verschiedener Eingangskanäle eine Herausforderung sein, indem es Unternehmen etliche Ressourcen kostet. Das manuelle Bearbeiten von unterschiedlichen Eingangskanälen nimmt beispielsweise sehr viel Zeit in Anspruch. 

‍

Wie können Eingangskanäle zielführend bearbeitet werden? 

Um Herausforderungen entgegenzuwirken, haben wir einige Punkte zusammengefasst, die dabei helfen Eingangskanäle zielführend zu managen. 

‍

‍

Priorisierung: Prioritäten festzulegen hilft dabei zu wissen, welche Eingänge zuerst bearbeitet werden müssen. Dies kann nach Wichtigkeit, Dringlichkeit oder anderen Faktoren erfolgen.

‍

‍

‍

Zeitplan erstellen: Einen Zeitplan zu erstellen hilft dabei, bestimmte Zeiträume für die Bearbeitung der verschiedenen Eingangskanäle festzulegen. Dies hilft, eine strukturierte Arbeitsweise aufrechtzuerhalten.

‍

‍

‍

Automatisierung nutzen: Automatisierungstools wie KI-Lösungen, Chatbots oder Weiterleitungen können helfen, einfache Anfragen oder Aufgaben automatisch zu beantworten oder an die richtige Stelle weiterzugeben.

‍

‍

‍

Delegation: Wenn möglich, sollten bestimmte Aufgaben oder Kanäle an Teammitglieder delegiert werden, um die Arbeitslast zu verteilen. Diese können unter anderem  nach persönlicher Expertise verteilt werden.

‍

‍

‍

Effektive Kommunikation: Klare und präzise Kommunikation ist der Schlüssel, um Missverständnisse zu vermeiden und die Bearbeitungszeit zu verkürzen. Es sollte sichergestellt werden, dass wichtige Informationen in den Anfragen angegeben sind und stellen Sie gezielte Rückfragen, um Unklarheiten zu klären.

‍

‍

Regelmäßige Überprüfung: Es sollte sich Zeit genommen werden, die verschiedenen Eingangskanäle zu überprüfen und zu aktualisieren. Alte oder nicht mehr relevante Inhalte sollten gelöscht werden, um einen klaren und aufgeräumten Arbeitsbereich zu haben.

‍

‍

‍

Integration von Tools: Die Verwendung von Tools kann dabei helfen, alle Eingangskanäle an einem Ort zu verwalten. Dies erleichtert die Organisation und den Zugriff auf alle Informationen. Weiterhin können KI-Tools eingesetzt werden, um die Bearbeitung der Eingangskanäle zu automatisieren und somit die Arbeitslast der Mitarbeitenden zu reduzieren.

‍

‍

Feedback nutzen: Es sollte das Feedback von Kund:innen genutzt werden, um die Vorgehensweise der Bearbeitung zu verbessern. Häufig auftretende Probleme sind somit einfacher zu identifizieren. Gleichzeitig werden Möglichkeiten gefunden, um diese zu optimieren.

‍

‍

‍

Verwendung eines Ticketsystems: Ein Ticketsystem ermöglicht es, eingehende Anfragen zu organisieren und den Fortschritt der Bearbeitung zu verfolgen. Es stellt sicher, dass keine Anfrage verloren geht und dass jede Anfrage angemessen behandelt wird.

‍

‍

Verwendung von Vorlagen: Es können Vorlagen für häufig gestellte Fragen oder wiederkehrende Anfragen erstellt werden. Standardantworten können dabei helfen, Zeit zu sparen und eine konsistente Kommunikation sicherzustellen. Hierbei sollte eine, von den Kund:innen erwartete, Personalisierung jedoch nicht außen vor gelassen werden. 

‍

‍

Die Vorteile des Einsatzes von KI bei der Bearbeitung von Eingangskanälen

‍

Wie bereits beschrieben, können KI-Tools bei der Automatisierung von Eingangskanälen dabei helfen, diese effizienter und schneller zu bearbeiten. Künstliche Intelligenz kann repetitive und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren, wie zum Beispiel Datenextraktion, Kategorisierung von Anfragen oder das Erstellen von Ticketnummern. Dadurch können Mitarbeitende ihre Zeit effizienter nutzen und sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren.

Weiterhin sind KI-basierte Systeme in der Lage, Informationen konsistent zu verarbeiten und menschliche Fehler zu minimieren. Dadurch wird die Qualität der bearbeiteten Daten verbessert, was zu einer besseren Kundenerfahrung führt.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass KI die Eingangskanäle in Echtzeit überwachen und automatisch auf Anfragen antworten oder diese an die richtigen Mitarbeitenden weiterleiten kann. Dadurch können Unternehmen schneller auf Kundenanliegen reagieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Letztendlich ermöglichen KI-Tools es Unternehmen, einen großen Anstieg von Anfragen oder Nachrichten zu bewältigen, ohne dass dies zu einem Engpass in der Bearbeitung führt. Die Skalierbarkeit von KI-Systemen gewährleistet es Unternehmen, mit dem Wachstum ihrer Kundenzahlen Schritt zu halten.