Im Jahr 2011 wurden elektronische Rechnungen (eRechnungen) den Papierrechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich gleichgestellt. Mit der darauf folgenden Einführung der E‑Rechnung in der öffentlichen Verwaltung wurde ein weiterer Meilenstein der Verwaltungsdigitalisierung realisiert. Im Gegensatz zu einer digitalen Rechnung ist eine eRechnung laut § 2 der ERechV (E-Rechnungsverordnung) wie folgt definiert:

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Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

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Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung dazu verpflichtet, eRechnungen entgegenzunehmen und weiterzuverarbeiten. Darüber hinaus sind seit dem 27. November 2020 auch alle Rechnungssteller:innen in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggebende des Bundes zu übermitteln.

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Und auch in Unternehmen treffen verschiedene Dokumente tagtäglich ein, wie unter anderem Rechnungen, welche final in das gewünschte Format der Empfänger:innen umgewandelt werden müssen. Eines dieser Formate kann eine eRechnung sein. 

Dank eRechnungen werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Somit werden die Verifizierung und die Anpassung der Daten immer bedeutsamer.

Was genau ist eine eRechnung?

Eine eRechnung ist eine in einem geordneten, automatisiert verarbeitbaren XML-Datenformat dargestellte Rechnung. Dies bedeutet, dass die Rechnungsinhalte nicht nur in einem lesbaren Format für Menschen vorliegen, sondern auch so kodiert sind, dass sie von Computern problemlos interpretiert und weiterverarbeitet werden können. Die wichtigsten Punkte einer eRechnung sind:

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1. Strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz: Die eRechnungserstellung basiert auf einem standardisierten und strukturierten XML-Format (z.B. ZUGFeRD, Factur-X, etc.)
2. Elektronische Übermittlung und Empfang: Eine eRechnung kann elektronisch schnell und sicher übermittelt sowie empfangen werden.
3. Medienbruchfreie und automatisierte Weiterverarbeitung: Da die eRechnung maschinenlesbar ist, kann sie ohne Medienbrüche weiterverarbeitet werden. Dies umfasst die automatische Prüfung der Rechnung, die Buchung in den Finanzsystemen und letztlich auch die Zahlung.

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Wie sieht der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Rechnungsverarbeitung aus?

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in die Rechnungsverarbeitung revolutioniert traditionelle Abläufe und bietet erhebliche Vorteile. Unter anderem vereinfacht die KI-Nutzung die Erfassung von relevanten Informationen, wie beispielsweise Rechnungsnummer oder verschiedene Beträge aus gescannten Dokumenten. Auch der Prozess zur Erkennung von Daten und der (Weiter-)Verarbeitung wird beschleunigt. Des Weiteren kann die  KI-Lösung sicherstellen, dass Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, und erstellt automatische Prüfpfade.

Durch diesen Technologieeinsatz können Unternehmen die Bearbeitungszeit und -kosten erheblich reduzieren, die Genauigkeit verbessern und Risiken minimieren. 

Von diesen bereits bestehenden Vorteilen der KI-Nutzung im Rechnungswesen können auch eRechnungen profitieren. Auch in diesem Bereich ist eine Kombination mit KI möglich, welche die Arbeit vereinfacht und effizienter gestaltet.

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KI-Lösungen für eRechnungen

Während die eRechnung deutlich zur Erleichtung der Digitalisierung im Bereich der Rechnungsverarbeitung beiträgt, lassen sich, wie bereits erwähnt, ebenso mit neuen Technologien wie KI-Lösungen weitere Aufgaben automatisieren.

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Eine Unterstützung ergibt sich durch die Fähigkeit von  KI zur Analyse von Trends sowie Mustern in Daten, was über die Fähigkeiten von EDI-Anwendungen hinausgeht. Dies trägt zur Entwicklung neuer Geschäftsregeln bei und steigert die Intelligenz und Leistung von E-Invoicing-Lösungen erheblich. Zusätzlich können durch KI bestehende Funktionen erweitert oder neue eingeführt werden, etwa die Erkennung von Anomalien und automatischen Zuordnungen bei komplexen Rechnungsprozessen. Sie kann Probleme identifizieren, die durch interne Systemausfälle oder Kommunikationsprobleme entstehen, und passende Warnungen ausgeben.

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Darüber hinaus ermöglicht KI die Umsetzung komplexer Prozesse wie Touchless E-Invoicing, bei denen Dokumente ohne menschliches Zutun ausgetauscht werden können. Das KI-Modell lernt die Muster der Vorgänge im elektronischen Rechnungsstellungsprozess und löst Abweichungen selbstständig oder meldet Fehler.

Die Gegenwart: Welche KI-Technologien werden bereits genutzt zur Rechnungsverarbeitung?

Auch interessant ist, dass es bereits zwei weit verbreitete KI-Technologien gibt, die für die elektronische Rechnungsverarbeitung verwendet werden: OCR und NLP. 

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OCR

Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist keine KI-Technologie per se, kann aber mit KI verwendet werden. Sie ist sogar eine der am schnellsten wachsenden KI-Technologien. Sie ermöglicht die automatische Extraktion von Daten aus gescannten oder digitalen Dokumenten, was besonders nützlich für die automatische Erfassung von Rechnungsdaten ist, ohne manuelle Eingabe.

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NLP

Eine weitere wichtige KI-Technologie ist die natürliche Sprachverarbeitung (engl. Natural language processing (NLP)). NLP ermöglicht es Systemen, den Inhalt von Rechnungen zu verstehen und zu analysieren, was die Klassifizierung, Organisation und Fehlererkennung erleichtert. Zudem können KI-basierte Empfehlungssysteme automatisch Kategorien und Konten für Rechnungen vorschlagen, basierend auf historischen Mustern. Dies rationalisiert den Buchungsprozess und reduziert den Aufwand für die Buchhaltungsteams erheblich.

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Welche Vorteile bietet die KI-Nutzung bei eRechnungen?

Die Entscheidung, ob eine eRechnung für ein Unternehmen reicht oder die KI-basierte Dokumentenverarbeitung besser ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann je nach den spezifischen Anforderungen und Zielen einer Organisation unterschiedlich ausfallen. Hier sind einige Punkte zu beachten:

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Vorteile der eRechnung:

• Automatisierung: Die eRechnung ermöglicht die Automatisierung des Rechnungsprozesses, von der Erstellung über den Versand bis hin zur Zahlung. Dies kann zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führen.
• Effizienz: Durch die elektronische Verarbeitung von Rechnungen können Fehler und Verzögerungen reduziert werden, da der manuelle Aufwand minimiert wird.
• Nachverfolgbarkeit: Mit der eRechnung können Unternehmen den Status einer Rechnung in Echtzeit verfolgen und den Zahlungsprozess besser überwachen.

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Vorteile der KI-basierten Dokumentenverarbeitung:

• Automatische Datenerfassung: KI-basierte Dokumentenverarbeitung kann Informationen aus Rechnungen automatisch extrahieren und in digitale Formate umwandeln. 
• Intelligente Verarbeitung: KI kann Rechnungen analysieren und Muster erkennen, um beispielsweise Betrug oder Fehler zu identifizieren. Dies kann dazu beitragen, Compliance-Risiken zu minimieren und die Qualität der Rechnungsverarbeitung zu verbessern.
• Skalierbarkeit: KI-basierte Lösungen können große Mengen an Rechnungen effizient verarbeiten und sind skalierbar, um den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens gerecht zu werden.

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eRechnung und KI: Zusammen stark

Die Integration von E-Rechnungssystemen mit Künstlicher Intelligenz (KI) bietet zahlreiche Vorteile, die den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung und -analyse erheblich verbessern. KI-gesteuerte Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR) können Informationen aus gescannten Dokumenten oder PDFs extrahieren und in strukturierte Daten umwandeln, was die Erstellung von eRechnungen erleichtert. Zudem kann KI Unregelmäßigkeiten und Fehler in Rechnungen erkennen, etwa Zahlendreher oder Rechnungsduplikate, wodurch die Genauigkeit erhöht und der manuelle Prüfungsaufwand reduziert wird.

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Durch die automatische Zuordnung von Rechnungspositionen zu den richtigen Konten und Kostenstellen, sowie dem Abgleichen von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen, optimiert KI den Matching-Prozess und sorgt für die Minimierung an Korrekturbedarf. Darüber hinaus analysiert KI große Mengen an Rechnungsdaten, identifiziert in diesen Trends und Muster. Somit werden Geschäftsentscheidungen ermöglicht, die auf saisonale Schwankungen oder wiederkehrende Kostenmuster flexibler reagieren können.

KI und eRechnung: Weiterführende Möglichkeiten

Neben den bereits dargestellten unterstützenden Fähigkeiten, die sich im Zusammenspiel von KI-Lösungen und der eRechnungsverarbeitung ergeben, bietet sich beim Einsatz von KI noch weiterer Handlungsraum, um Geschäftsprozesse zu vereinfachen.

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• KI-basierte Lösungen bieten die Möglichkeit, historische Zahlungsdaten zu analysieren, um diese im Rahmen von Prognosen zu nutzen, welche beispielsweise die Wahrscheinlichkeit von Zahlungszeitpunkten berechnen und entsprechende Maßnahmen ableiten lassen. Insbesondere im Hinblick auf strategische Entscheidungen kann dies als ein Baustein zur optimierten Cash-Flow Prognose betrachtet werden.

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• Durch die Analyse von Rechnungsdaten gibt KI zudem Empfehlungen zur Kostenreduktion und der Optimierung von Beschaffungsstrategien. 

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• Die Automatisierung von Genehmigungsprozessen durch vorausschauende Analysen und Entscheidungsunterstützung beschleunigt angeschlossene Workflows. Hier wird ein vollständig automatisierter Austausch sowie die anschließende Verarbeitung von eRechnungen ohne menschliches Eingreifen, auch bekannt als Touchless E-Invoicing, ermöglicht. In der Praxis stellt E-Invoicing mit KI auf diese Weise sicher, dass große Mengen an Rechnungen effizient bearbeitet und ebenso gesamtheitlich Transaktionen überprüft werden können.

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• In der Kommunikation mit Kund:innen kann insbesondere die Integration von KI-gestützten Sprach- und Chatbot-Technologien im Kundensupport für beidseitige Steigerung der Zufriedenheit beitragen. Hier übernehmen KI-gestützte Chatbots die Beantwortung von Anfragen zur Rechnungslegung sowie weiteren häufig gestellte Fragen. So kann insbesondere für standardisierte Anfragen eine effiziente Beantwortung gewährleistet werden, welche zeitgleich die Service Mitarbeitenden entlastet und die Kundenzufriedenheit unterstützt.

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Insgesamt führen diese KI-gestützten Verbesserungen zu einer erhöhten Effizienz in der Prozessbearbeitung sowie einer Minimierung von Fehlern, die sich in der manuellen Bearbeitung ergeben können. So werden ebenso sicherheitsrelevante Aspekte unterstützt, die im Zweifel wirtschaftliche Auswirkungen in der Organisation mit sich bringen. Die Entlastung von Mitarbeitenden insbesondere bei redundanten und zeitraubenden Aufgaben durch KI-basierte Assistenzsysteme hilft, die Kapazitäten der Fachkräfte freizustellen, um diese in strategisch relevanten Prozessen optimal einsetzen zu können.

Querschnitt: KI-Lösungen als Unterstützung für die eRechnung

eRechnung und die KI-basierte Dokumentenverarbeitung schließen einander eindeutig nicht  aus, sondern können sich darüber hinaus sehr gut ergänzen. Als Organisation lassen sich beide Lösungen erfolgreich kombinieren, um die Vorteile aus beiden Technologien zu nutzen und schlussfolgernd die Rechnungsverarbeitung zu optimieren. 

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Durch die Errungenschaften der vergangenen Jahre, ebenso getrieben durch gesetzliche Anpassungen, hat sich bereits der Fortschritt in der eRechnung für die Digitalisierung gezeigt.  Währenddessen beweisen KI-Lösungen darüber hinaus, dass sie in der Lage sind, die Prozessschritte noch weiter zu optimieren. Die weitreichenden Einsatzmöglichkeiten von KI zur Prozessoptimierung zeigen ebenso auf, wie nachhaltig über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg unterstützende Systeme integriert werden können, die insbesondere so genanntes Silo-Denken und Insellösungen abschaffen.