Innerhalb der letzten Jahre nahm die Bedeutung von digitalen Prozessen in Unternehmen immer weiter zu. 

Über die letzten Jahre hinweg haben digitale Prozesse eine immer größere Rolle in Unternehmen eingenommen.

In Zeiten der Digitalisierung nimmt die Bedeutung von digitalen Prozessen in Unternehmen immer mehr zu. Ein Bereich, in dem dies besonders deutlich wird, ist die Rechnungsverarbeitung. Viele Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, um den immer wiederkehrenden Bearbeitungsprozess effizienter zu gestalten. Dabei spielt auch zunehmend Künstliche Intelligenz eine immer größere Rolle. In diesem Blogartikel wird genauer beleuchtet, was digitale Rechnungsverarbeitung ausmacht und welche Vorteile sie mit sich bringt.

Was ist die digitale Rechnungsverarbeitung?

Digitale Rechnungsverarbeitung bezieht sich auf einen Prozess, bei dem Rechnungen elektronisch erfasst, verarbeitet und gespeichert werden. Physische Dokumente werden hierbei eingelesen, anschließend werden relevante Daten zum Beispiel mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz extrahiert und in ein Zielsystem übertragen. Der gesamte Ablauf wird durch moderne Technologien automatisiert, um Fehler zu minimieren und Ressourcen mit maximaler Effizienz einzusetzen. 

Warum digitale Rechnungsverarbeitung?

Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem herkömmlichen, manuellen Prozess. Dazu gehören eine schnellere Bearbeitungszeit, eine höhere Transparenz, eine bessere Nachverfolgbarkeit und eine Minimierung von Fehlern. Darüber hinaus können Kostenersparnisse realisiert werden, da ein geringerer manueller Aufwand erforderlich ist. Hinzu kommt, dass Rechnungsprozesse in Unternehmen und darüber hinaus mittels Digitalisierung weitgehend vereinfacht werden, beispielsweise durch die eRechnung.

Effizienz und Zeitersparnis

Die Digitalisierung von Rechnungen reduziert den manuellen Aufwand erheblich. KI-basierte Systeme können Rechnungen in Sekunden verarbeiten, im Vergleich zu mehreren Minuten oder Stunden, die für eine manuelle Bearbeitung benötigt werden. 

Genauigkeit und Fehlerreduktion

Künstliche Intelligenz kann Daten mit hoher Präzision extrahieren und verarbeiten, wodurch menschliche Fehler minimiert werden. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit und Zuverlässigkeit bei der Datenverarbeitung. Nichtsdestotrotz kann der Vorgang zu jedem Zeitpunkt von Mitarbeitenden überprüft und Daten angepasst werden. 

Nachverfolgbarkeit und Transparenz

Digitale Systeme ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit von Rechnungen. Jede Rechnung kann leicht gesucht, verfolgt und bei Bedarf wieder abgerufen werden, was die Transparenz verbessert und eine anschließende Bearbeitung erleichtert.

Zentralisierung 

Ein bedeutender Vorteil der digitalen Rechnungsverarbeitung ist die Zentralisierung, da alle eingehenden Rechnungen an einem zentralen Ort gespeichert und verwaltet werden können. Dies ermöglicht eine effizientere Organisation, einfachen Zugriff auf Informationen und eine bessere Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess. Zudem können Zugriffsrechte den entsprechenden relevanten Verantwortlichen zugeteilt werden. Somit wird bereichsübergreifend eine einfache Informationsfreigabe und der Zugriff auf Daten ermöglicht, was vorhandene Silo-Lösungen auflöst.

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Wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung?

1. Erfassung der Rechnung: Rechnungen können in analogen oder digitalen Formaten im System erfasst werden. Analoge Rechnungen werden hierbei zunächst gescannt und in ein digitales Format umgewandelt. Außerdem können Rechnungen auch in weiteren Formaten eingehen. Beispielsweise als PDF in einer E-Mail, via eines Cloud-Speichers oder einer Serviceschnittstelle.
   
   
2. Klassifikation: Nachdem die Rechnung in die KI-Lösung überführt wurde, wird diese im System als Rechnung klassifiziert.
   
   
3. Datenextraktion: KI-basierte Systeme extrahieren automatisch die relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferantendetails aus den Rechnungen. Hierbei kann sowohl Maschinen- wie auch Handschrift ausgelesen werden.
   
   
4. Verarbeitung: Nach der Extraktion werden die Daten in das ausgewählte Zielsystem übertragen und integriert. Anschließend können hier Folgeprozesse automatisch ausgelöst werden. 
   
   
5. Archivierung: Die digitalen Rechnungen werden sicher und geordnet archiviert, sodass sie jederzeit abgerufen werden können.

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Fazit 

Die digitale Rechnungsverarbeitung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse verwalten. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz wird der Prozess effizienter, kostengünstiger und Fehler minimiert. Als Unternehmen mit  digitaler Rechnungsverarbeitungergeben sich so erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine gesteigerte Genauigkeit und Transparenz. Für Unternehmen, welche zukunftsorientiert handeln wollen, ist die Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung somit nicht nur eine Möglichkeit, sondern eine Notwendigkeit, um mit der zunehmend digitalen Welt mitzuhalten. 

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Weitere Informationen zur eRechnung findest du in unserem Blogbeitrag: eRechnung vs KünstIiche Intelligenz - oder doch zusammen stark?